Gastos de viajes y relacionados de trabajadores que no son empleados

Introducción

Cigna (“la Compañía”) ha establecido la Política de gastos y los procedimientos administrativos para asegurar que todos los trabajadores que no son empleados estén sujetos a un mismo conjunto de pautas sobre gastos. Esta Política se aplica a nuevos empleados, proveedores de servicios, distribuidores, consultores, contratistas independientes y candidatos. Los requisitos de esta Política representan los estándares mínimos aceptables que deben seguir todos los trabajadores que no son empleados.

Declaración de política general

Cigna reembolsará a los trabajadores que no son empleados los gastos reales, necesarios y razonables incurridos durante actividades comerciales de Cigna de conformidad con los requisitos de esta Política. Se requiere el cumplimiento de todas las políticas de Cigna, y también de las políticas de prestadores de servicios de Cigna. Cualquier acción no contemplada en esta Política será responsabilidad exclusiva del trabajador que no es empleado o de la compañía para la que trabaja. Cigna no asume ninguna responsabilidad adicional.

Los trabajadores que no son empleados deben dar cuenta de todos los gastos enviando una factura completa y precisa mensualmente que detalle todos los gastos de viajes y gastos relacionados a sus respectivos empleadores o gerentes contratantes. Los que viajan con menos frecuencia deben enviar un informe completo de los gastos al finalizar cada viaje.

Los trabajadores que no son empleados no deben tramitar por su cuenta que los cargos a su nombre se facturen directamente a Cigna.

Se requiere que los trabajadores que no son empleados les brinden información y documentación detalladas a sus empleadores en relación con los gastos. Cada gerente individual podría tener requisitos adicionales para la documentación de informes de gastos.

Los trabajadores que no son empleados que usen PRO Unlimited para facturas y pagos deben facturarle a Cigna los gastos relacionados con viajes de negocios a través de Wand (e incluir documentación de los gastos). El gerente de Cigna tiene la responsabilidad de revisar y aprobar la factura en Wand. Una vez aprobados, los gastos serán procesados para el pago al empleador del prestador de servicios, quien tiene la responsabilidad de efectuar los pagos de reembolsos de los gastos a sus empleados.

Los trabajadores que no son empleados que no facturan su tiempo a través de PRO Unlimited ni Wand deben facturarle directamente a Cigna sus gastos relacionados con viajes de negocios, e incluir documentación de los gastos. El gerente de Cigna tiene la responsabilidad de revisar la factura y de enviar la factura aprobada al Departamento Centralizado de Cuentas por Pagar de Cigna para el procesamiento del pago.

Los trabajadores que no son empleados deben tener en cuenta que la participación en negocios de entretenimiento está estrictamente prohibida en establecimientos que ofrecen entretenimiento para adultos. Se prohíben los negocios de entretenimiento cuando, a criterio de la gerencia de Cigna, la naturaleza de la actividad o el lugar podrían afectar negativamente la imagen o reputación de Cigna, provocar una situación vergonzosa para la Compañía, o discriminar explícitamente por motivos de raza, género, religión u otros factores de exclusión. Estas restricciones aplican independientemente de que sea Cigna o un empleado (con sus propios fondos) quien pague por el negocio de entretenimiento. Cigna no reembolsará ningún gasto que infrinja este requisito y remitirá el asunto al empleador del prestador de servicios para su revisión y que tome las medidas apropiadas.

Responsabilidades de aprobación

Los gastos de viajes presentados con fines de reembolso deben incluir la firma original del gerente de Cigna o de un empleado de Cigna designado que tenga la autoridad de aprobación correspondiente. El gerente de Cigna que realice la aprobación tiene la responsabilidad de asegurar que los gastos sean legítimos, razonables, que estén documentados adecuadamente y que cumplan con esta Política. El directivo financiero de la unidad de negocios correspondiente debe aprobar las excepciones a las Políticas estipuladas de manera individual y específica antes del viaje.

Requisitos relacionados con los recibos y la documentación

Se requieren los recibos de boletos de vuelos y trenes, estadías en hotel y alquiler de automóviles, independientemente del monto o método de pago.

Para gastos de $50 o más, se deben obtener y enviar los recibos originales junto con el informe de gastos de viaje. Los recibos de tarjetas de crédito originales o los recibos desglosados de cajas registradoras son formas de documentación aceptables. Si no hay un recibo disponible o si se ha perdido, se debe incluir una explicación escrita en el informe de gastos.

Ten en cuenta que los gerentes de Cigna podrían requerir recibos desglosados para gastos menores de $50.

Cigna Global Travel Services

Cigna Global Travel Services ha negociado tarifas con descuento para Cigna a través de aerolíneas, agencias de alquiler de automóviles, servicios de trenes y hoteles preferidos. Se requiere que los viajeros usen estos prestadores de servicios preferidos, a menos que los requisitos comerciales establezcan lo contrario. Las preguntas o inquietudes específicas a los viajes deben dirigirse a Cigna Global Travel & Meeting Services. Todos los trabajadores que no son empleados que planifiquen viajar por negocios de Cigna deben cumplir con los siguientes procedimientos:

• Carlson Wagonlit Travel (CWT) es la agencia de viajes corporativos de Cigna en los Estados Unidos.
• Los trabajadores que no son empleados deben obtener los boletos para vuelos y trenes, y las reservaciones para hoteles y alquiler de automóviles, a través de la herramienta de reservaciones en línea de CWT o, si no se puede acceder a la herramienta, comunicándose directamente con CWT al 1.866.98CIGNA (866.982.4462), opción 4.
• Para obtener acceso a la herramienta, llama a CWT y pídeles que te creen un Perfil de viajero. Te darán un PIN, la contraseña y la URL para que accedas a la herramienta de reservaciones en línea. Los trabajadores que no son empleados, o el empleador del prestador de servicios, deben usar su propio método de pago a la hora de reservar viajes. No se permiten los cargos a la cuenta de facturación central de la aerolínea.
• Cuando viajen, se requiere que los trabajadores que no son empleados envíen los itinerarios de viajes provistos por CWT con cada informe de gastos.
• En las pocas circunstancias en las que las reservaciones no puedan realizarse a través de la herramienta en línea o CWT, los trabajadores que no son empleados o el empleador del prestador de servicios deberán comprar los boletos con su tarjeta de crédito personal y documentar las razones de la excepción.

Viajes aéreos

Para vuelos domésticos e internacionales, la clase de viaje aprobada es la clase turista. Para vuelos internacionales que duren más de ocho (8) horas, la clase ejecutiva es opcional, con la preautorización del encargado de la unidad de negocios de Cigna correspondiente.

Para viajes de negocios de Cigna, solo deben utilizarse las aerolíneas aprobadas por Cigna Global Risk Management. Si la aerolínea no está disponible a través de la herramienta en línea o de un asesor de viajes de CWT, la aerolínea no está aprobada y no se puede usar.

Se debe hacer el mayor esfuerzo por obtener las tarifas aéreas más bajas y razonables planificando y ordenando los boletos con anticipación y siendo flexible con los horarios de llegada y partida. El agente de viajes corporativos reservará boletos no reembolsables cuando pueda obtener ahorros significativos. Cualquier boleto no utilizado debe ser devuelto a la agencia de viajes corporativos de Cigna y podría usarse para viajes futuros, sujeto a las mismas restricciones que el boleto original y con una multa mínima. No se reembolsará ningún cargo por cambio y/o los aumentos en los precios de los boletos en que se incurra por cambiar vuelos en tránsito, a menos que una necesidad comercial significativa los justifique. Un cambio de itinerario debe exceder un cambio de horario de cuatro (4) horas. Los viajeros que encuentren un vuelo con un precio más bajo al que se muestra en Cigna Travel Online deberán llamar a CWT (866.982.4462), seleccionar la opción 1 y hablar con un asesor de viajes que los ayude a obtener que les igualen el precio.

Cargos de aerolíneas reembolsables

• Cargo por primer equipaje registrado: Reembolsable en todos los casos. Ten en cuenta que este cargo está incluido en el precio del boleto de la mayoría de las aerolíneas, excepto en el caso de las compañías de precios bajos.
• Cargo por segundo equipaje registrado o maletas adicionales: La segunda maleta es reembolsable si la duración del viaje de negocios excede los cuatro (4) días. Los cargos por tres (3) o más maletas no son reembolsables.
• Compra de comidas o bebidas a bordo: Son reembolsables. Sin embargo, se aplica la asignación para comida diaria.

Cargos de aerolíneas no reembolsables

Cigna no reembolsará los cargos relacionados con lo siguiente:

• Equipaje con sobrepeso
• Asiento preferencial
• Membresías en clubes de aerolíneas
• Certificados de aerolíneas para mejoras de categoría, o la compra de dichas mejoras
• Servicios prioritarios brindados por las aerolíneas para registro, embarque o filas de control de seguridad
• Acceso a Internet a bordo de una aeronave
• Cargos por registro en el programa de Registered Traveler para inspección previa de seguridad/TSA
• Audífonos o entretenimiento personal
• Las millas aéreas acumuladas no pueden canjearse por un boleto aéreo ni utilizarse para viajes de negocios, y el valor no se considera un gasto reembolsable.

Uso de aeronaves o embarcaciones privadas o personales

Cigna no reembolsará el costo del uso de aeronaves o embarcaciones privadas o personales. Se prohíbe que los trabajadores que no son empleados utilicen su aeronave personal para realizar viajes de negocio de Cigna.

Viajes en tren

Se debe utilizar la clase turista o la clase ejecutiva para todos los viajes en tren. El alojamiento en cabina dormitorio o dúplex se permite cuando se requiera pasar la noche a bordo del tren.

Amtrak es una alternativa asequible en comparación a vuelos cuando se viaja entre las principales ciudades ubicadas a lo largo de la costa este. Si se requiere viajar entre Hartford y Philadelphia, los viajeros deben considerar viajar con Amtrak para controlar los gastos. Al viajar de Philadelphia a Hartford, también pueden considerar consultar los precios y horarios desde y hacia New Haven, CT, y alquilar un automóvil como una alternativa viable.

Los viajeros en el corredor nordeste podrían considerar el servicio de tren Acela, disponible en la herramienta de reservaciones, si los precios son competitivos a las tarifas estándares de Amtrak.

Si no puedes encontrar la ruta o el horario que necesitas, llama a Carlson Wagonlit Travel al 866.982.4462, opción 1, para recibir ayuda.

Transporte terrestre

Los trabajadores que no son empleados deben usar los medios de transporte terrestre más económicos y razonables para cumplir con el propósito comercial, lo que incluye taxis, camionetas que brindan servicio de enlace entre aeropuertos y hoteles, autos alquilados y personales, y transporte público. Cigna no reembolsará el costo de un servicio privado de traslados en automóviles de lujo o limusinas que se utilice como transporte terrestre.

Uber, Lyft y Careem son los únicos servicios de transporte compartido aprobados para uso y reembolso de viaje. Quienes no son empleados deben tener en cuenta que no hay controles de precios en los servicios compartidos. En ciertas temporadas o eventos, los conductores pueden aumentar sus tarifas sin previo aviso. Los viajeros deben ejercer su mejor criterio a la hora de contratar el servicio, y deben evaluar alternativas, como taxis o transporte público, a fin de encontrar opciones asequibles que simplifiquen el viaje.

Alquiler de automóviles

Los trabajadores que no son empleados deben usar las agencias de alquiler de autos preferidas de Cigna. Los automóviles alquilados solo deben usarse cuando sean claramente el medio de transporte más económico. Al reservar el alquiler de un auto, los trabajadores que no son empleados deben:

• Solicitar un automóvil de tamaño compacto o intermedio a través de la agencia de viajes corporativos para obtener las tarifas contratadas de Cigna.
• Rechazar la Exención de daños por colisión/pérdidas (LDW, por sus siglas en inglés), el Seguro contra accidentes personales (PAI, por sus siglas en inglés) y el Seguro de bienes personales (PEP, por sus siglas en inglés) para viajes de negocios domésticos. Cigna no reembolsará el costo de esta cobertura.
• Adquirir la cobertura de seguro disponible para alquileres comerciales fuera de la región continental de los Estados Unidos, cuyo costo se reembolsará como un gasto comercial.
• Adquirir la Exención de daños por colisión/pérdidas (LDW), el Seguro contra accidentes personales (PAI) y el Seguro de bienes personales (PEP) por cuenta propia si el automóvil alquilado se está usando en un viaje que combina intereses personales y comerciales.
• Devolver el automóvil alquilado con el tanque de combustible lleno a fin de evitar cargos por recargas. Los cargos adicionales por recargas son un gasto de viaje no reembolsable.
• Pagar el alquiler del automóvil con tarjeta de crédito y obtener el reembolso a través del proceso de informe de gastos de viaje. (No se autoriza la facturación directa de los gastos relacionados con el alquiler de automóviles).

Cabe recordar que los viajeros no deben estacionar los automóviles personales en las instalaciones de la agencia de alquiler de automóviles. En caso de ser absolutamente necesario, se les recomienda a los viajeros que se comuniquen con la oficina de la agencia de alquiler de automóviles por anticipado para hacer la planificación correspondiente. La radio satelital es un gasto no reembolsable.

Dispositivos GPS

Los dispositivos GPS son un gasto reembolsable únicamente cuando se alquilan a través de los proveedores preferidos de Cigna y se reservan a través del programa de viajes de Cigna.

Reporte de accidentes

En caso de un accidente, los viajeros deben completar un reporte de accidente al devolverle el automóvil al prestador de servicios. Los viajeros deben reportar el accidente inmediatamente a la policía local, a la compañía de alquiler de autos y a su gerente. Consulta la Política sobre automóviles de Cigna para pautas y sugerencias adicionales.

Cargos por recarga de combustible

Los automóviles alquilados deben devolverse con el tanque de combustible lleno a fin de evitar cargos por recargas por parte del prestador de servicios. Cualquier cargo adicional de combustible determinado por la agencia, como los cargos adicionales por recargas y por la compra previa de combustible, es un gasto de viaje no reembolsable.

Automóviles personales

Antes de usar un automóvil personal para negocios de Cigna, todos los trabajadores que no son empleados deben verificar con sus empleadores/prestadores de servicios si el uso de un automóvil personal está permitido según los términos de su contrato con Cigna. Además, los trabajadores que no son empleados deben asegurarse de tener la cobertura del seguro de responsabilidad general comercial, seguro complementario de responsabilidad civil y/o seguro de responsabilidad civil automotor del empleador.

En los casos en los cuales se permita el uso de un automóvil personal de trabajadores que no son empleados, el reembolso de las millas recorridas no superará los límites permitidos por el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) y podría variar según las condiciones del mercado. La tarifa por milla establecida por el IRS cubre todos los costos relacionados con combustible, operación y mantenimiento.

Si la distancia recorrida para realizar las actividades comerciales excede un promedio de 150 millas por día, los viajeros deben rentar un auto en lugar de usar un automóvil personal, pues esto resulta más económico. El cumplimiento de esta política reduce los gastos de viaje de Cigna. Usar agencias de alquiler de automóviles preferidas también le brinda al viajero la protección de un seguro en caso de que ocurra un accidente mientras viaja.

Ejemplo: Una persona emprende un viaje de 3 días. Conduce 300 millas el primer día para llegar a destino, 0 millas el segundo día y 300 millas para regresar. Esta persona debe alquilar un automóvil, ya que el promedio de millas diario es 200 (600 millas totales/3 días de viaje).

Cuando el transporte público no esté disponible o no sea práctico, los trabajadores que no son empleados pueden usar un automóvil personal con fines comerciales.

Cuando se envíen las millas para reembolso, el informe de gastos del viajero debe incluir documentación de las millas recorridas, una lista de los destinos visitados y el motivo del viaje.

Los trabajadores que no son empleados que utilicen un automóvil personal deben contar con su propio seguro de responsabilidad civil automotor, cuyos límites mínimos sean de $100,000 por persona/$300,000 por accidente.

Cigna reembolsará los costos de estacionamiento y peajes.

Cigna no reembolsará el costo por multas de estacionamiento o infracciones de tránsito.

Hotel

Los trabajadores que no son empleados deben hacer todas las reservas de hoteles a través de la agencia de viajes corporativos. Se deben usar los hoteles preferidos para obtener las tarifas con descuento.

Las facturas de alojamiento deben ser pagadas por el viajero o su empleador y deben incluirse en los informes de gastos junto con una factura desglosada original adjunta. Los gastos de alojamiento no se le pueden facturar directamente a Cigna.

El costo de la habitación, incluidos los impuestos, debe detallarse en el informe de gastos separado de las comidas del servicio de habitación, el estacionamiento, los cargos de telefonía, etc., debido a asuntos de impuestos y otras consideraciones.

Comidas personales

Cigna reembolsará el costo real de las comidas compradas durante viajes de negocios de Cigna. A continuación se detalla el reembolso máximo por persona por día (incluidos los impuestos y las propinas) para las comidas personales. Los costos incurridos que superen estos límites son responsabilidad exclusiva de los trabajadores que no son empleados:

• $75: América del Norte, América del Sur (incluidos Canadá y México), Europa, Medio Oriente, África
• $100: New York City y la Ciudad de Los Ángeles (no el condado de Los Ángeles), Australia, Asia, India, Nueva Zelanda

Las comidas personales son reembolsables únicamente en el caso de los trabajadores que no son empleados en viajes de negocios de Cigna. Cigna no reembolsará los gastos de comida para cónyuges/invitados.

Los viajeros deben tener en cuenta que estos montos son límites máximos y no representan derechos; los trabajadores que no son empleados deben presentar solamente los gastos reales de comida incurridos. Se requiere que los gerentes revisen los informes de gastos para evaluar el uso apropiado de los límites en la frecuencia de comidas. Las peticiones constantes de reembolsos al monto máximo permitido podrían considerarse como un abuso de la Política.

La compra de bebidas alcohólicas no es reembolsable para los trabajadores que no son empleados.

Los gerentes o controladores financieros pueden reducir los límites para gastos de viaje y comida.

Viajes internacionales

Los gastos relacionados con los viajes de negocios internacionales son reembolsables sujeto al cumplimiento de los requisitos de esta Política.

Los gastos deben detallarse en el formulario del informe de gastos de viaje en moneda estadounidense. Se debe usar la tasa de cambio aplicable al momento del viaje (según se aplicó a los cargos de la tarjeta de crédito de la persona o de su empleador) para calcular los gastos en moneda estadounidense, e incluir esta información en el informe de gastos y en los recibos que lo acompañen.

Cigna no reembolsará ningún porcentaje de los gastos de viajes internacionales que no estén relacionados con el negocio.

Otros gastos reembolsables relacionados con viajes

Otros gastos reembolsables específicos y diversos, incurridos mientras se viaja, incluyen:

• Gastos de lavado en seco/lavandería en viajes que superan los cinco (5) días hábiles.
• Cargos por cheques de viajero y cambio de divisas, si corresponde.
• Propinas razonables dadas por servicios en los que no se incurre en ningún otro gasto, como la asistencia en el manejo del equipaje.
• Acceso a Internet.
• Otros gastos mínimos considerados razonables y necesarios podrían estar permitidos. Los trabajadores que no son empleados deben consultar estos casos con el gerente o la persona designada de Cigna a cargo de la aprobación antes de incurrir en el costo.

Gastos no reembolsables relacionados con viajes

Cigna no reembolsará los siguientes gastos en los que se podría incurrir durante viajes de negocios:

• Gastos relacionados con tarjetas de crédito/de cargo personales, incluidos todos los programas de descuento.
• Cargos por membresías en programas de aerolíneas, agencias de alquiler de automóviles u otros programas de recompensas para viajeros frecuentes.
• Seguro para viajes aéreos, alquiler de automóviles y otros seguros para viajes personales.
• Cargos por servicios de barbería, manicura, estética, limpieza de calzado, masajes, etc.
• Costos por artículos de aseo personal, periódicos y revistas.
• Artículos personales o ropa (excepto si sufren daños o robo).
• Entretenimiento personal, como servicios de películas y minibar en la habitación, con la excepción del agua embotellada, que es reembolsable.
• La compra de maletas o maletines.
• Cargos por el cuidado de dependientes, adultos mayores, mascotas, cuidado de la casa, etc. Cargos de clubes sociales y de campo, o de golf/tenis por actividades personales.
• Gastos médicos.
• Servicio de radio satelital en automóviles alquilados.
• Cargos por recargas a través de una agencia de alquiler de automóviles.
• Actividades de entretenimiento comerciales que no estén aprobadas por la Gerencia de riesgos. Consulta la sección de Entretenimiento comercial de la Política de empleados.
• Exceso de equipaje.
• El valor de las millas aéreas acumuladas que se hayan canjeado por un boleto aéreo para un viaje de negocios.
• Bebidas alcohólicas.