Mandato del empleador

Descripción general del mandato del empleador

Los empleadores deben ofrecer un seguro de salud que sea asequible y brinde un valor mínimo al 95% de sus empleados de tiempo completo y sus hijos hasta fines del mes en el cual cumplan 26 años, o estarían sujetos a multas. Esto se conoce como mandato del empleador. Se aplica a los empleadores con 50* o más empleados de tiempo completo y/o equivalentes de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés). Los empleados que trabajan 30 horas o más por semana se consideran de tiempo completo.

Requisitos del mandato del empleador

Cobertura asequible

La cobertura se considera "asequible" si las contribuciones del empleado para la cobertura solo para el empleado no supera un cierto porcentaje de los ingresos del grupo familiar de un empleado (9.78% en el 2020 y 9.83% en el 2021).

Según las protecciones legales del IRS, la cobertura es asequible si el costo de la cobertura individual es menor que el porcentaje indexado de lo siguiente:

• Salarios W-2 del empleado (reducidos por cualquier reducción salarial según un plan 401(k) o un plan de beneficios flexibles)
• Salarios mensuales del empleado (tarifa por hora x 130 horas por mes)
  O bien,
• Nivel de pobreza según el gobierno federal para una sola persona

Al aplicar los incentivos de bienestar a las contribuciones de los empleados utilizadas para determinar la asequibilidad, se debe suponer que cada empleado obtiene todos los incentivos de bienestar relacionados con el uso de tabaco, pero ningún otro incentivo de bienestar.

Un plan proporciona un "valor mínimo" si paga por lo menos el 60% del costo de los servicios cubiertos (deducibles, copagos y coseguro). El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. ha desarrollado una calculadora de valor mínimo (descarga en inglés) que se puede utilizar para determinar si un plan proporciona un valor mínimo.

Conoce más sobre los requisitos de la cobertura

Multas por mandato del empleador

Si un empleador no ofrece cobertura o no ofrece al menos una opción de plan médico que proporcione una cobertura "asequible" con "valor mínimo", se aplicarán las siguientes multas si cualquier empleado de tiempo completo compra cobertura en el Mercado y recibe un subsidio federal para la prima.

No se ofrece cobertura

Los empleadores deben ofrecer cobertura a por lo menos el 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.

• Monto de la multa: $2,570 por empleado de tiempo completo menos los primeros 30.

Se ofrece cobertura, pero no se proporciona un "valor mínimo"

Los empleadores deben ofrecer al menos un plan que proporcione un "valor mínimo" (paga al menos el 60% del costo de los servicios cubiertos).

• Monto de la multa: lo que sea menor de: (1) $3,860 por empleado de tiempo completo que reciba un subsidio federal para una cobertura comprada en el Mercado o (2) $2,570 por empleado de tiempo completo, menos los primeros 30.

Se ofrece cobertura, pero no es "asequible"

Los empleadores deben ofrecer al menos un plan que se considere "asequible" (≤ 9.78% en el 2020 y 9.83% en el 2021)

• Monto de la multa: lo que sea menor de: (1) $3,860 por empleado de tiempo completo que reciba un subsidio federal para una cobertura comprada en el Mercado o (2) $2,570 por empleado de tiempo completo, menos los primeros 30.

Más información sobre el mandato del empleador

Los empleadores con 50 o más empleados de tiempo completo y/o FTE deben ofrecer cobertura médica asequible/con valor mínimo a los empleados de tiempo completo y sus dependientes hasta fines del mes en el cual cumplan 26 años, o podrían estar sujetos a multas. El monto de la multa depende de si el empleador ofrece o no cobertura a por lo menos el 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.

Los empleadores deben tratar a todos los empleados que trabajen en promedio 30 horas por semana como empleados de tiempo completo.

Los dependientes incluyen a los hijos hasta los 26 años de edad, excepto los hijastros y niños de crianza temporal. Al menos una opción de plan médico debe ofrecer cobertura para los hijos hasta el final del mes en el cual cumplan los 26 años. Los cónyuges no se consideran dependientes en la legislación, por lo que los empleadores no están obligados a ofrecer cobertura para los cónyuges.

Supongamos que cada empleador tiene 1,000 empleados de tiempo completo que trabajan al menos 30 horas por semana.

• El Empleador 1 actualmente ofrece cobertura médica a la totalidad de sus 1,000 empleados y sus dependientes. Se considera que la compañía ofrece cobertura dado que ofrece cobertura a más del 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.
• El Empleador 2 actualmente ofrece cobertura médica a 800 empleados de tiempo completo y sus dependientes. La compañía tendrá que ofrecer cobertura a 150 empleados de tiempo completo más y a sus dependientes para cumplir con el requisito del 95% y que se la trate como una empresa que ofrece cobertura.
• El Empleador 3 tiene 500 empleados asalariados de tiempo completo a quienes se les ofrece cobertura y 500 empleados por horas de tiempo completo a quienes no se les ofrece cobertura. La compañía tendrá que ofrecer cobertura a por lo menos 450 empleados por horas (y sus dependientes) para cumplir con el requisito del 95% y que se la trate como una empresa que ofrece cobertura.
• El Empleador 4 ofrece cobertura a 950 empleados de tiempo completo y sus dependientes. Solo 600 de esos empleados se inscriben realmente en la cobertura. La compañía está en conformidad, independientemente de cuántos empleados se inscriban realmente en la cobertura asequible que ofrece un valor mínimo.

Las reglamentaciones admiten diversos métodos de cálculo para determinar el estatus equivalente a tiempo completo. Como estos cálculos pueden ser complejos, los empleadores deben consultar a su asesor legal.

• Los empleados de tiempo completo trabajan en promedio 30 horas por semana o 130 horas por mes calendario, incluidas las vacaciones y las licencias pagas.
• Se utilizan las horas de los empleados a tiempo parcial para determinar la cantidad de empleados con un estatus equivalente al de tiempo completo a los fines de determinar si se aplica el mandato del empleador.
• Para determinar los empleados FTE, se toma la cantidad de horas trabajadas en un mes por los empleados a tiempo parcial o quienes trabajan menos de 30 horas por semana y se divide por 120.

Estas son algunas cosas que se deben tener en cuenta para ayudar a determinar cómo los empleados a tiempo parcial y estacionales se equiparan a los empleados de tiempo completo y FTE.

• Solo se cuentan los empleados que trabajan en los EE. UU.
• Los trabajadores voluntarios de entidades gubernamentales y con exención fiscal, como los bomberos y el personal de emergencias, no se consideran empleados de tiempo completo.
• Los maestros y otros empleados del sector educativo se consideran empleados de tiempo completo aunque no trabajen a tiempo completo todo el año.
• Los empleados estacionales que habitualmente trabajan seis meses o menos no se consideran empleados de tiempo completo. Esto incluye a los trabajadores del comercio minorista a quienes se emplea exclusivamente durante las temporadas festivas.
• Las escuelas con personal docente auxiliar pueden acreditar 21/4 horas de servicio por semana por cada hora de enseñanza o tiempo en el salón de clases.
• Las horas trabajadas por los estudiantes en programas de estudio-trabajo patrocinados por el gobierno federal o estatal no se contarán para determinar si son empleados de tiempo completo.

Los empleadores no pueden imponer períodos de espera para la inscripción que superen los 90 días para todos los planes que comienzan el 1 de enero del 2014 o después. Se permiten períodos de espera más cortos. La cobertura debe comenzar a más tardar el día 91 luego de la fecha de contratación. Todos los días calendario, incluso fines de semana y días festivos, se cuentan para determinar el período de 90 días.

Los planes para expatriados emitidos en los EE. UU. cumplen con el mandato del empleador.

Con vigencia a partir del 16 de julio del 2014, el mandato del empleador ya no se aplica a los planes asegurados emitidos en los territorios de los EE. UU. (Puerto Rico, U.S. Virgin Islands, Guam, Samoa Americana y las Islas Marianas del Norte). Un territorio puede promulgar una disposición comparable conforme a su propia ley.

Todos los grandes empleadores aplicables deben presentar un informe anual que asegure el cumplimiento del mandato del empleador. El informe debe incluir información sobre todos los empleados a los cuales se les ofreció cobertura y la aceptaron, así como el costo mensual de esa cobertura. Encontrarás más información sobre los informes de grandes empleadores en la página Requisitos de informes.

Cada año, los Mercados públicos deben enviar avisos a los empleadores que podrían adeudar una multa por no cumplir con el mandato del empleador. Estas notificaciones alertarán a los empleadores si alguno de sus empleados recibió un subsidio a través del Mercado.

Los empleadores que reciban estos avisos tendrán 90 días para presentar una apelación si creen que la determinación de la elegibilidad se hizo erróneamente. Es importante que los empleadores conserven documentos y registros para presentar evidencia de cumplimiento del mandato del empleador.

Obtén más información sobre el proceso de notificación para los empleadores (en inglés) de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid.

Montos y procesos de las multas por el mandato del empleador

Ejemplos de multas al empleador

La multa es la cantidad de los dos resultados que sea menor, como se muestra en el ejemplo.

A continuación, una descripción del proceso de determinación de la multa:

Si un empleado recibe una cobertura subsidiada, el empleador debería recibir una notificación del Mercado público. Luego, el empleador tendrá una oportunidad de responder y apelar si al empleado se le ofreció una cobertura que cumple con los estándares de valor mínimo y asequibilidad.

Cuando el IRS haya recibido las declaraciones impositivas individuales y los informes del empleador para un año calendario dado, podría determinar que el empleador no cumplió con los requisitos del mandado del empleador y está sujeto a una multa financiera, conocida como Disposición de Responsabilidad Compartida para Empleadores (ESRP, por sus siglas en inglés). El IRS enviará al empleador una Carta 226J del IRS.

Cualquier empleador que reciba una Carta 226J debería actuar de inmediato para responder al IRS. El empleador tiene 30 días para responder con documentos y datos de informes corregidos (si corresponde) Hacer esto podría ayudar al empleador a reducir o eliminar el ESRP imputado.

Después de que el empleador responda con documentos de datos corregidos previamente informados en los Formularios 1095-C, el IRS completará la revisión y enviará una Notificación 220J al empleador. Esta notificación confirma los montos finales de multa que se cobran, por mes. La Notificación 220J también puede indicar que no se imputa multa alguna sobre la base de la revisión realizada por el IRS de los datos o los documentos proporcionados por el empleador en respuesta a la Carta 226J inicial.

Puedes leer más sobre las opciones del empleador en la página web del IRS, Employer Shared Responsibility Payment Q&As, preguntas 55-58.

Las compañías que tienen un propietario en común se combinan a los fines de determinar si están sujetas al mandato. Sin embargo, cualquier multa sería responsabilidad de cada compañía individual.