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Programas e incentivos de bienestar

Las reglamentaciones federales son complejas: conoce sobre las normas de los programas de bienestar "participativos" y "por logros de salud" y los incentivos relacionados

Muchos empleadores ofrecen programas de bienestar para ayudar a los empleados y sus familiares a mejorar su salud. Además de fomentar la cultura de la salud, estos programas están diseñados para reducir los costos del cuidado de la salud para los empleados y la compañía.

La tendencia actual en programas de bienestar es hacia los programas que fomentan logros de salud ("health-contingent"), que recompensan a los empleados por los resultados, como dejar de fumar, bajar de peso y manejar las condiciones crónicas como diabetes y presión arterial y colesterol elevados.

El Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés), el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) adoptaron un conjunto uniforme de normas que rigen los límites de los incentivos y programas de bienestar, que entraron en vigencia el 1 de enero del 2014. Las reglamentaciones se enfocan en:

  • Dos tipos de programas de bienestar: participativos y por logros de salud (solo por actividad o basados en los resultados)
  • Requerir alternativas razonables en los programas por logros de salud para que todos tengan la oportunidad de obtener la recompensa completa
  • Establecer el valor de los incentivos que se pueden otorgar para algunos tipos de programas
  • Requerir que los empleadores ofrezcan la oportunidad de recibir incentivos al menos una vez al año

Otras normas y reglamentaciones de los programas de bienestar

Las normas de la ley ACA son solo un conjunto de reglamentaciones federales que afectan a los programas de bienestar de los empleadores. Las normas adoptadas en el 2016 por la cuarta agencia, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés), según la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) y la Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA, por sus siglas en inglés) también deben tomarse en cuenta por los empleadores al diseñar programas de bienestar.

La American Association of Retired Persons (AARP) cuestionó los límites a los incentivos de las normas del 2016 de la EEOC por ser muy altos y potencialmente coactivos. El tribunal del distrito de Columbia indicó que los límites no estaban suficientemente justificados y emitió una orden para revocar las normas el 1 de enero del 2019 si no se emitía una aclaración o normas nuevas. La EEOC ha eliminado formalmente los límites a los incentivos de la ley ADA y la ley GINA, pero no ha proporcionado información sobre una fecha prevista para nuevas normas. Los límites a los incentivos de la ley ADA y la ley GINA ya no están vigentes a partir del 1 de enero del 2019. Es importante tener en cuenta que las secciones restantes de las normas de la ley ADA y la ley GINA (p. ej., las adaptaciones razonables de la ley ADA y el uso limitado de la información genética recopilada de la ley GINA) siguen vigentes.

Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA)

Según las reglamentaciones de la ley ADA, a los empleadores se les permite hacer preguntas relacionadas con la discapacidad y realizar exámenes médicos para programas de bienestar voluntarios que promuevan la salud o el bienestar. Existen varias diferencias clave entre la ley ACA y la ley ADA:

  • Es necesario hacer adaptaciones razonables si un empleado no puede completar la totalidad o parte de un programa de bienestar por motivos relacionados con una discapacidad (una alternativa razonable según la ley ACA puede considerarse una forma de adaptación razonable según la ley ADA).
  • Los empleadores solo pueden recibir información de los programas de bienestar en forma agregada, cualquier información que permita la identificación personal recibida se considera información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés).
  • Deben distribuirse avisos de privacidad que describan el manejo de la información médica y los procedimientos para resguardar la privacidad de la información a todos los participantes del programa de bienestar.

Las protecciones legales de la ley ADA no aplican

El texto estatutario de la ley ADA dispone una protección legal que permite que se realicen exámenes y preguntas médicas en relación con un "plan de beneficios de buena fe". Se ha interpretado que este texto estatutario incluye programas de bienestar patrocinados por el empleador dentro de esa protección legal y los tribunales han estado de acuerdo.* Las reglamentaciones finales de la ADA indican claramente que la protección legal de un "plan de beneficios de buena fe" no aplica a las recompensas y las multas ofrecidas en relación con un programa de bienestar de un empleador que incluya exámenes médicos o preguntas relacionadas con una discapacidad e indican, además, que la EEOC no está de acuerdo con el resultado de los casos en relación con este asunto.

Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA)

Según la ley GINA, los empleadores pueden solicitar información genética del empleado como parte de un programa de bienestar, en la medida en que quede claro que revelar esta información es voluntario.

Otras diferencias clave entre la ley GINA y la ley ACA incluyen:

  • Limita el uso de la información de salud genética reunida a través de un programa de bienestar
  • Regula el compartir información sobre los cónyuges
  • Prohíbe recopilar información de salud y genética de los hijos de los empleados
  • Prohíbe la venta de información genética proporcionada a través de un programa de bienestar a otros prestadores de servicios

Si se combinan, queda claro que cumplir con un grupo de normas y reglamentaciones no necesariamente asegura el cumplimiento de todas las demás. Los empleadores deberían revisar los incentivos y programas de bienestar en función de todas las reglamentaciones y consultar con un asesor legal si sus programas de bienestar actuales no están alineados con las reglamentaciones de la EEOC.

Lee nuestra hoja de datos de bienestar (en inglés)

*EEOC v. Flambeau, Inc., (No. 14-cv-638-bbc (31 de diciembre del 2015) y Seff v. Broward County, 778 F. Supp.2d 1370 (S. D. Fla. 2011), ambos con fallos a favor del empleador.