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Cómo manejar la muerte de un empleado

Artículo | Agosto de 2016

Lo que hay que recordar ante la pérdida de un empleado​

Perder a un empleado puede ser tan devastador para una compañía como lo es para una familia que pierde a un ser querido. Además, las consecuencias de la muerte de un empleado pueden ser estresantes para todos. Esperamos que la siguiente lista de aspectos para recordar pueda ayudar durante este momento difícil.

Actuar

  • Si el empleado muere en el lugar de trabajo:
    • Llama inmediatamente al 911.
    • Informa al contacto de emergencia o familiar del empleado y a los compañeros de trabajo sobre su traslado al hospital (si ese fuera el caso).
    • Haz que un representante de la compañía vaya al hospital para reunirse con los familiares (si ese fuera el caso). Solicita el apoyo de tu equipo de Recursos Humanos y, si está disponible, del Programa de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés) como ayuda para comunicarte con la familia y los compañeros de trabajo del empleado.
    • Habla con tu abogado para saber si es necesario notificar a la Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) (1-800-321-OSHA) si la muerte, o muerte accidental, está relacionada con el trabajo.
  • Haz interceptar el teléfono, correo de voz, correo electrónico y las comunicaciones por correo del empleado para redirigir los mensajes a otro representante de la compañía.
  • Ubica las designaciones del beneficiario y los documentos relacionados para todos los beneficios que tengas registrados.
  • Maneja el tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés) acumulado, pero no usado, conforme a la ley estatal o la política de la compañía (si no existe una ley).
  • Determina el saldo de la cuenta de gastos flexibles para el cuidado de la salud para los gastos médicos incurridos antes de la muerte, y notifica a la familia sobre los procedimientos para reclamar estos fondos.
  • Cancela el seguro de salud del empleado y otros planes de beneficios según la póliza a partir de la fecha de la muerte y comienza el proceso de notificación de la ley COBRA (es decir, comienza el papeleo necesario para notificar a tu administrador del seguro y a los sobrevivientes) según se requiera.
  • Sigue los procedimientos de cancelación usuales de tu compañía para asegurar que todo el equipo, las llaves, las tarjetas de crédito, etc., se devuelvan y que se atienda cualquier asunto de seguridad.
  • Tramita el pago final para el empleado fallecido en cumplimiento con la ley estatal y las normas fiscales relacionadas. Consulta a los asesores fiscales de tu compañía según necesites.
  • Verifica con el departamento de salarios y trabajo de tu estado si existen normas acerca del pago del salario final y determina quién debería recibir el salario final del empleado. Consulta a los asesores legales y fiscales de tu compañía según necesites.
  • Designa a una persona interna de contacto adecuada para los empleados que tienen preguntas o inquietudes para evitar que se pongan en contacto directamente con la familia del empleado fallecido.
  • Sigue la política de la compañía para duelo de los empleados (por ejemplo, enviar flores).

Informa

  • Avisa primero a la gerencia y a Recursos Humanos de la muerte del empleado, y luego reúnete en privado con quienes trabajaban más estrechamente con el fallecido antes de hacer un anuncio general. Informa a los empleados sobre la muerte tan pronto como sea posible, dándoles solo la información mínima necesaria.
  • Si existe un EAP, notifícales sobre la muerte, y recuérdales a los empleados que los servicios de consejería del EAP están disponibles (si tu compañía los provee).
  • Diles a los empleados afligidos que tomen tiempo libre según lo necesiten (inmediatamente si vieron el fallecimiento).
  • Notifica a los clientes que tenían relación directa con el empleado y reasigna el trabajo según corresponda.

Pregunta

  • Pídele a la familia el nombre de una persona de contacto que pueda dar detalles del funeral, responder preguntas sobre los deseos de la familia y hacer que se completen los procedimientos de beneficios cuando corresponda.
  • Haz que empaquen las pertenencias y pregúntale a la familia cómo quieren que se manejen. Un colega o supervisor cercano puede ser recomendable si la familia prefiere no involucrarse.
  • Pídele a la familia un certificado de defunción (generalmente disponible de una a dos semanas luego del fallecimiento) y pregúntales si existe un número de identificación tributaria federal para los bienes. No es poco razonable pedir una prueba de fallecimiento válida antes de pagar el salario final. (También necesitas esta información si estás facilitando el procesamiento de los beneficios para el seguro de vida, muerte accidental o desmembramiento [si corresponde], plan de pensión/401k y el seguro de compensación laboral [si corresponde], y es necesaria también si el cheque de salario final se deposita en los bienes del empleado fallecido). De ser necesario, consulta a los asesores fiscales y legales de tu compañía.
  • Si los sobrevivientes van a presentar un reclamo por seguro de vida o muerte accidental y desmembramiento directamente ante la aseguradora, pregúntales qué información puedes proporcionar para ayudar a respaldar su reclamo.

La información proporcionada es solo para fines educativos. No es asesoramiento médico y no remplaza el cuidado médico adecuado que pueda proveer un médico.

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