Mandato del empleador

Descripción general del mandato del empleador

Los empleadores deben ofrecer un seguro de salud que sea asequible y brinde un valor mínimo al 95% de sus empleados de tiempo completo y sus hijos hasta el fin del mes en el cual cumplan 26 años, o bien estarían sujetos a multas. Esto se conoce como mandato del empleador. Se aplica a los empleadores con 50* o más empleados de tiempo completo y/o equivalentes de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés). Los empleados que trabajan 30 horas o más por semana se consideran de tiempo completo.

Requisitos del mandato del empleador

Cobertura asequible

La cobertura se considera “asequible” si las contribuciones del empleado para la cobertura solo para el empleado no superan cierto porcentaje de los ingresos de su grupo familiar (9.78% en el 2020 y 9.83% en el 2021).

Según las protecciones legales del IRS, la cobertura es asequible si el costo de la cobertura individual es menor que el porcentaje indexado de algo de lo siguiente:

• Salarios W-2 del empleado, menos cualquier reducción salarial según un plan 401(k) o un plan de beneficios flexibles
• Salarios mensuales del empleado (tarifa por hora x 130 horas por mes)
• Nivel de pobreza según el gobierno federal para una sola persona

Al aplicar los incentivos de bienestar a las contribuciones de los empleados utilizadas para determinar la asequibilidad, se debe suponer que cada empleado obtiene todos los incentivos de bienestar relacionados con el consumo de tabaco, pero ningún otro incentivo de bienestar.

Valor mínimo

Un plan proporciona un “valor mínimo” si paga al menos el 60% del costo de los servicios cubiertos (deducibles, copagos y coseguro). El Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos ha desarrollado una calculadora de valor mínimo que se puede utilizar para determinar si un plan proporciona un valor mínimo.

Conoce más sobre los requisitos de la cobertura

Multas por mandato del empleador

Si un empleador no ofrece cobertura o no ofrece al menos una opción de plan médico que proporcione una cobertura “asequible” con “valor mínimo”, se aplicarán las siguientes multas si cualquier empleado de tiempo completo compra cobertura en el Mercado y recibe un subsidio federal para la prima.

No ofrece cobertura

Los empleadores deben ofrecer cobertura al menos al 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.

• Monto de la multa: $2,570 por empleado de tiempo completo, menos los primeros 30.

Ofrece cobertura, pero no proporciona un “valor mínimo”

Los empleadores deben ofrecer al menos un plan que proporcione un “valor mínimo” (que pague al menos el 60% del costo de los servicios cubiertos).

• Monto de la multa: Lo que sea menor entre: (1) $3,860 por empleado de tiempo completo que reciba un subsidio federal para una cobertura comprada en el Mercado o (2) $2,570 por empleado de tiempo completo, menos los primeros 30.

Ofrece cobertura, pero no es “asequible”

Los empleadores deben ofrecer al menos un plan que se considere “asequible” (≤9.78% en el 2020 y 9.83% en el 2021).

• Monto de la multa: Lo que sea menor entre: (1) $3,860 por empleado de tiempo completo que reciba un subsidio federal para una cobertura comprada en el Mercado o (2) $2,570 por empleado de tiempo completo, menos los primeros 30.

Más información sobre el mandato del empleador

Requisitos de la cobertura del mandato del empleador desde el 2016

Los empleadores con 50 o más empleados de tiempo completo y/o FTE deben ofrecer cobertura médica asequible/con valor mínimo a los empleados de tiempo completo y sus dependientes hasta el fin del mes en el cual cumplan 26 años, o bien podrían estar sujetos a multas. El monto de la multa depende de si el empleador ofrece o no cobertura a al menos el 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.

Los empleadores deben considerar empleados de tiempo completo a todos los empleados que trabajen en promedio 30 horas por semana.

Los dependientes incluyen a los hijos hasta los 26 años, excepto los hijastros y niños de crianza temporal. Al menos una opción de plan médico debe ofrecer cobertura para los hijos hasta el fin del mes en el cual cumplan 26 años. Los cónyuges no se consideran dependientes en la legislación, por lo que los empleadores no están obligados a ofrecerles cobertura.

Ejemplos del requisito de cubrir al 95% de los empleados de tiempo completo

Supongamos que cada empleador tiene 1,000 empleados de tiempo completo que trabajan al menos 30 horas por semana.

• El empleador 1 actualmente ofrece cobertura médica a los 1,000 empleados y sus dependientes. Se considera que la compañía ofrece cobertura, dado que ofrece cobertura a más del 95% de los empleados de tiempo completo y sus dependientes.
• El empleador 2 actualmente ofrece cobertura médica a 800 empleados de tiempo completo y sus dependientes. La compañía tendrá que ofrecer cobertura a 150 empleados de tiempo completo más y a sus dependientes para cumplir con el requisito del 95% y que se la considere una compañía que ofrece cobertura.
• El empleador 3 tiene 500 empleados asalariados de tiempo completo a quienes se les ofrece cobertura y 500 empleados por hora de tiempo completo a quienes no se les ofrece cobertura. La compañía tendrá que ofrecer cobertura al menos a 450 empleados por hora (y sus dependientes) para cumplir con el requisito del 95% y que se la considere una compañía que ofrece cobertura.
• El empleador 4 ofrece cobertura a 950 empleados de tiempo completo y sus dependientes. Solo 600 de esos empleados están realmente inscritos en la cobertura. La compañía está en conformidad, independientemente de cuántos empleados están realmente inscritos en la cobertura asequible que ofrece un valor mínimo.

Determinar cuántos empleados de tiempo completo tiene un empleador

Las regulaciones admiten diversos métodos de cálculo para determinar la condición de equivalente de tiempo completo. Como estos cálculos pueden ser complejos, los empleadores deben consultar a su asesor legal.

• Los empleados de tiempo completo trabajan en promedio 30 horas por semana o 130 horas por mes calendario, incluidas las vacaciones y las licencias pagas.
• Se utilizan las horas de los empleados de tiempo parcial para determinar la cantidad de empleados con condición de equivalente de tiempo completo a los fines de definir si se aplica el mandato del empleador.
• Para determinar los empleados FTE, se toma la cantidad de horas trabajadas en un mes por los empleados de tiempo parcial o los empleados que trabajan menos de 30 horas por semana y se divide por 120.

Contar a los empleados de tiempo parcial y estacionales

Estas son algunas cuestiones que se deben tener en cuenta para determinar cómo los empleados de tiempo parcial y estacionales se equiparan a los empleados de tiempo completo y FTE.

• Solo se cuentan los empleados que trabajan en los Estados Unidos.
• Los trabajadores voluntarios de entidades gubernamentales y con exención fiscal, como los bomberos y el personal de emergencias, no se consideran empleados de tiempo completo.
• Los maestros y otros empleados del sector educativo se consideran empleados de tiempo completo aunque no trabajen a tiempo completo todo el año.
• Los empleados estacionales que habitualmente trabajan seis meses o menos no se consideran empleados de tiempo completo. Esto incluye a los trabajadores del comercio minorista a quienes se emplea exclusivamente durante las temporadas festivas.
• Las escuelas con personal docente auxiliar pueden acreditar 21/4 horas de servicio por semana por cada hora de enseñanza o tiempo en el salón de clases.
• Las horas trabajadas por los estudiantes en programas de estudio-trabajo patrocinados por el gobierno federal o estatal no se contarán para la determinación de empleados de tiempo completo.

Períodos de espera para ser elegibles para la cobertura

Los empleadores no pueden imponer períodos de espera para la inscripción que superen los 90 días en los planes que comenzaron el 1 de enero del 2014 o después. Se permiten períodos de espera más cortos. La cobertura debe comenzar a más tardar el día 91 luego de la fecha de contratación. Todos los días calendario, incluidos fines de semana y días festivos, se cuentan para determinar el período de 90 días.

Planes sujetos al mandato del empleador

Los planes para expatriados emitidos en los EE. UU. cumplen con el mandato del empleador.

Con vigencia a partir del 16 de julio del 2014, el mandato del empleador ya no se aplica a los planes asegurados emitidos en los territorios de los EE. UU. (Puerto Rico, U.S. Virgin Islands, Guam, Samoa Americana y las Islas Marianas del Norte). Un territorio puede promulgar una disposición comparable conforme a su propia ley.

Informes del mandato del empleador

Todos los grandes empleadores aplicables deben presentar un informe anual que asegure el cumplimiento del mandato del empleador. El informe debe incluir información sobre todos los empleados a los cuales se les ofreció cobertura y la aceptaron, así como el costo mensual de esa cobertura. Encontrarás más información sobre los informes de grandes empleadores en la página Requisitos de informes.

¿Qué sucede si un empleado recibe cobertura subsidiada?

Cada año, los Mercados públicos deben enviar avisos a los empleadores que podrían adeudar una multa por no cumplir con el mandato del empleador. Estos avisos alertarán a los empleadores si alguno de sus empleados recibió un subsidio a través del Mercado.

Los empleadores que reciban estos avisos tendrán 90 días para presentar una apelación si creen que hubo un error en la determinación de la elegibilidad. Es importante que los empleadores conserven documentos y registros para presentar evidencia de cumplimiento del mandato del empleador.

Obtén más información sobre el proceso de aviso para los empleadores de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid.

Montos y procesos de las multas por mandato del empleador

Ejemplos de multas al empleador

El empleador no ofrece cobertura a los empleados de tiempo completo
La multa es de $2,570 por empleado de tiempo completo, excepto los primeros 30 empleados. Este ejemplo muestra cómo se calcularía la multa.

El empleador ofrece una cobertura que no cumple con los requisitos de valor mínimo y asequibilidad

La multa es la cantidad que sea menor de los dos resultados, como se muestra en el ejemplo.

Proceso de determinación de la multa

A continuación, se presenta una descripción del proceso de determinación de la multa:

1. El empleador ofrece una cobertura de salud en conformidad con el mandato del empleador.
   • El Mercado debe notificar al empleador si un empleado recibe una cobertura subsidiada durante ese mismo año del plan.
   • El empleador puede reunir información para responder o presentar una apelación en el transcurso de 90 días a partir de la notificación del Mercado.
2. El empleador informa el ofrecimiento de cobertura y los datos respectivos durante la temporada fiscal aplicable.
3. El Mercado informa los datos de la cobertura esencial mínima de los empleados, lo que incluye la información sobre subsidios.
4. El IRS envía la Carta 226J con una determinación del pago de responsabilidad compartida del empleador en función de los datos que han procesado.
   • El empleador envía el Formulario 14764 (respuesta a la Carta 226J) con el Formulario 14765 (lista de los empleados que reciben cobertura subsidiada) y cualquier dato actualizado o corregido informado previamente en los Formularios 1095-C.
5. El IRS envía el Aviso 220J, donde confirma las cantidades de la multa final adeudadas, que podría indicar que no se adeuda monto alguno luego de una revisión de auditoría final.

¿Cómo se entera un empleador si se le ha impuesto una multa?

Si un empleado recibe una cobertura subsidiada, el empleador debería recibir una notificación del Mercado público. Luego, el empleador tendrá la oportunidad de responder y apelar si al empleado se le ofreció una cobertura que cumple con los estándares de valor mínimo y asequibilidad.

Cuando el IRS haya recibido las declaraciones impositivas individuales y los informes del empleador para un año calendario dado, podría determinar que el empleador no cumplió con los requisitos del mandato del empleador y está sujeto a una multa financiera, conocida como pago de responsabilidad compartida del empleador (ESRP, por sus siglas en inglés). El IRS enviará al empleador una Carta 226J.

¿Cómo puede un empleador apelar la imposición de una multa?

Cualquier empleador que reciba una Carta 226J debería actuar de inmediato para responder al IRS. El empleador tiene 30 días para responder con documentos y datos de informes corregidos (si corresponde). Hacer esto podría ayudarlo a reducir o eliminar el ESRP impuesto.

Después de que el empleador responda con documentos de datos corregidos previamente informados en los Formularios 1095-C, el IRS completará la revisión y enviará un Aviso 220J al empleador. Este aviso confirma los montos finales de las multas que se cobran, por mes. El Aviso 220J también puede indicar que no se impondrá multa alguna sobre la base de la revisión realizada por el IRS de los datos o los documentos proporcionados por el empleador en respuesta a la Carta 226J inicial.

Puedes leer más sobre las opciones del empleador en la página web del IRS, Employer Shared Responsibility Payment Q&As (en inglés), preguntas 55 a 58.

¿Cómo se aplican las multas a las compañías que tienen un propietario en común?

Las compañías que tienen un propietario en común se combinan a los fines de determinar si están sujetas al mandato. Sin embargo, cualquier multa sería responsabilidad de cada compañía individual.

* Antes de enero del 2016, a los empleadores con 50 a 99 empleados no se les requería a ofrecer cobertura, y los empleadores con 100 o más estaban en conformidad si ofrecían cobertura al menos al 70% de sus empleados de tiempo completo o FTE.