Requisitos de reportes
Para monitorear el cumplimiento del mandato del empleador, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) requiere reportes de los empleadores y las aseguradoras.
Reportes de grandes empleadores: mandato del empleador
Todos los empleadores están sujetos al mandato del empleador (es decir, los empleadores con 50 o más empleados de tiempo completo y/o equivalentes de tiempo completo) y se requiere que reporten anualmente al IRS sobre la cobertura ofrecida a sus empleados de tiempo completo y sus hijos dependientes.* Estos reportes se realizarán en el formulario 1095 del IRS para el 28 de febrero (31 de marzo si se hace electrónicamente) luego del año calendario aplicable.** También se debe proporcionar una copia del formulario o un documento alternativo que incluya los mismos datos a los empleados de tiempo completo para el 31 de enero.***
Datos que se deben informar en los reportes de grandes empleadores
El Formulario 1095-C del IRS requiere que se brinde la siguiente información.
- Contacto del empleador y Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés), incluido el nombre y el número de teléfono de la persona de contacto
- El año para el cual se proporciona la información
- Certificación por mes calendario de que a los empleados de tiempo completo y sus dependientes se les brindó una oportunidad de inscribirse en una cobertura esencial mínima (MEC, por sus siglas en inglés)
- Para cada empleado de tiempo completo, los meses para los cuales hubo una MEC disponible
- La parte correspondiente a cada empleado de tiempo completo del costo de la cobertura según el plan de valor mínimo y menor costo ofrecido por el empleador, por mes calendario
- La cantidad de empleados de tiempo completo para cada mes durante el año calendario
- Nombre, dirección y número de Seguro Social (SSN) de cada empleado de tiempo completo y los meses de cobertura, si corresponde
Un solo Formulario 1094-C debe acompañar el conjunto de Formularios 1095-C al hacer una presentación ante el IRS.
Multas por reportes para grandes empleadores
Los empleadores que no presenten una declaración anual ante el IRS o que no proporcionen documentos individuales a todos los empleados de tiempo completo podrían estar sujetos a una multa.
Hay exenciones disponibles cuando la falta de presentación del reporte se deba a un motivo razonable. Hay ayuda “de buena fe” limitada disponible para las declaraciones o los documentos presentados o suministrados en 2021 (para la cobertura de 2020) si se reporta información incorrecta o incompleta.
Recursos de apoyo
Para asistir a nuestros clientes autofinanciados con estos requisitos de reportes, el equipo de Tarifas y recursos de informes ASO PPACA de Cigna está disponible por teléfono o correo electrónico para responder las preguntas de los vendedores, agentes y clientes sobre los requisitos de reportes para grandes empleadores.
Informes de la MEC: mandato individual
Los empleadores que patrocinan planes de salud de grupos autoasegurados y las aseguradoras de salud deben reportar sobre la cobertura esencial mínima que proporcionan para todas las personas cubiertas. Estos empleadores y aseguradoras deben confirmar, durante cada temporada fiscal, que la cobertura cumplió los requisitos del mandato individual para cualquiera o la totalidad de los meses durante el año calendario o año fiscal con requerimiento de informe precedente. Este informe es requerido para los planes grupales de todos los tamaños y los planes individuales/familiares privados.
No se requieren reportes para los beneficios suplementarios si la cobertura suplementaria la proporciona el mismo patrocinador del plan o si la cobertura complementa planes patrocinados por el gobierno, como la cobertura suplementaria de Medicare.
Recursos de apoyo
Para asistir a nuestros clientes autofinanciados con estos requisitos de informes, el equipo de Tarifas y recursos de informes ASO PPACA de Cigna está disponible por teléfono o correo electrónico para responder las preguntas de los vendedores, agentes y clientes sobre los requisitos de informes de la Cobertura esencial mínima.
Esfuerzos razonables para obtener identificación individual
El IRS requiere que se utilice el Número de Identificación del Contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés), que habitualmente es el número de Seguro Social (SSN), para identificar a las personas en los informes del IRS. Es posible que los empleadores y las aseguradoras no siempre tengan esta información. Las normas requieren que los empleadores y las aseguradoras hagan esfuerzos razonables para obtener el SSN.
Las normas indican que por esfuerzos razonables se entiende pedir el SSN hasta tres veces antes de cualquier presentación anual. La inscripción puede contar como la primera solicitud siempre que exista un campo o un espacio para proporcionar el SSN/TIN. Los otros dos intentos de obtener el SSN generalmente se requieren para el 31 de diciembre de ese mismo año y el 31 de diciembre del año siguiente.
Si la inscripción cuenta como el primer intento de obtener el SSN/TIN, el segundo y el tercer intento deben hacerse dentro de los plazos especificados.
- La inscripción que se realiza antes de diciembre, lo que incluye la inscripción para planes fuera del año calendario, debe estar seguida de una segunda solicitud de SSN/TIN antes del 31 de diciembre de ese mismo año calendario.
- Si la inscripción se realiza en diciembre, el segundo intento de obtener el SSN/TIN debe realizarse antes del 31 de enero siguiente.
- El tercer y último intento de obtener el SSN/TIN debe realizarse antes del 31 de diciembre del año siguiente.
Si se realizan los tres intentos y los SSN/TIN aún no están disponibles, los empleadores que patrocinan planes autoasegurados y las aseguradoras deben usar la fecha de nacimiento para ayudar al IRS a confirmar la identidad.
Datos de la Cobertura esencial mínima que se deben reportar
Los formularios del IRS (1095-C para empleadores y 1095-B para aseguradoras y pequeños empleadores con planes autoasegurados) incluyen campos y códigos para reportar información como la siguiente.
- Contacto y EIN de la entidad que realiza el informe, incluido el nombre y el número de teléfono de la persona de contacto
- El año para el cual se proporciona la información
- Nombre, dirección y SSN/TIN de la mayoría de las "personas responsables" o del suscriptor
- Nombre y SSN/TIN de cada persona cubierta
- Meses durante los cuales cada persona mencionada tuvo cobertura durante el año calendario
- Para los planes de salud de grupos asegurados, nombre, dirección y EIN del empleador que patrocina el plan
- Se debe indicar si la cobertura es a través de un intercambio SHOP, e incluir el identificador único del SHOP
Para los grandes empleadores, un solo Formulario 1094-C debe acompañar el conjunto de Formularios 1095-C al hacer una presentación ante el IRS. Para las aseguradoras y los pequeños empleadores con planes autoasegurados, un solo Formulario 1094-B debe acompañar el conjunto de Formularios 1095-B al hacer una presentación ante el IRS.
Especificaciones para proporcionar documentos individuales de la MEC
Los documentos deben enviarse solamente a la "persona responsable" mencionada en la declaración al IRS, que en la mayoría de los casos es el empleado de tiempo completo. El documento puede ser una copia de la declaración presentada al IRS o un documento sustituto que incluya toda la misma información de cada persona cubierta. Se pueden utilizar SSN acortados en los documentos individuales.
Los documentos se deben enviar por correo de primera clase a la última dirección conocida a más tardar el 31 de enero luego del año de la cobertura.*** Se pueden enviar documentos electrónicos siempre que la persona responsable haya dado su consentimiento u optado por este formato de documento. También deben tener la posibilidad de rechazar esta opción en cualquier momento. Hay una cantidad de requisitos adicionales para la utilización de la distribución electrónica de documentos, que incluyen, entre otras, protecciones para el suministro de documentos escritos de retiro del consentimiento, inclusión de documentos de divulgación explícita y normas adicionales para publicar documentos en un sitio web seguro.
Multas por informes de la MEC
Las aseguradoras o los empleadores responsables que no presenten una declaración anual al IRS o que no proporcionen documentos individuales a las personas cubiertas podrían estar sujetos a multas. Hay exenciones disponibles cuando la falta de presentación del reporte se deba a un motivo razonable. Se dispone de ayuda “de buena fe” limitada para las declaraciones o los documentos presentados o suministrados en 2021 (para la cobertura de 2020 ) si se reporta información incorrecta o incompleta. Se dispone de multas reducidas si se corrigen y se presentan las declaraciones en el transcurso de los 30 días posteriores a la fecha de presentación requerida y a más tardar el 1 de agosto después de cualquier temporada fiscal. No hay una fecha límite para la corrección de las declaraciones anuales.
Pasos para la presentación de reportes al IRS para aseguradoras y empleadores
Las declaraciones de reportes se deben presentar anualmente durante la temporada de presentación de impuestos tanto en el caso de los informes de la MEC como de los grandes empleadores. Los reportes de la MEC y de los grandes empleadores deben presentarse anualmente al IRS a más tardar el 31 de marzo si se hace una presentación electrónica o a más tardar el 28 de febrero si se hace una presentación en papel. La transmisión electrónica es requerida para cualquier aseguradora o empleador que presente al menos 250 formularios.**
Pasos para la presentación electrónica
El sistema de presentación electrónica para los reportes al IRS se conoce como el sistema ACA Information Return (AIR). Los empleadores, aseguradoras y desarrolladores de software de presentación o logística independientes deben seguir los siguientes pasos antes de poder enviar electrónicamente cualquier formulario de reporte.
- Registrarse en el sitio web de servicios electrónicos del IRS, lo que incluye la presentación de información personal acerca de la persona que se registra para la Entidad que realiza la presentación.
- Obtener un Código de control de transmisión (TCC, por sus siglas en inglés) de la AIR, un identificador único que autoriza a cada Entidad que realiza la presentación a enviar Formularios de reportes.
- Aprobar una serie de pruebas técnicas/de sistema para asegurar que los Formularios de reportes se enviarán correctamente en la fecha requerida
Formularios federales e instrucciones en inglés
Otros recursos federales en inglés
* La Expatriate Health Coverage Clarification Act del 2014 no exime a los grandes empleadores aplicables del mandato del empleador o los requisitos de reportes de los empleadores.
** Las fechas límite que tienen lugar durante un fin de semana se trasladan al lunes siguiente.
*** Para los informes del 2020, el IRS ha extendido la fecha límite para la distribución. Se deben enviar los formularios a las personas a más tardar el 3/2/21. La fecha límite para la presentación al IRS no se modifica (2/28 en formato impreso o 3/31 si se presenta electrónicamente).
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